"Hosted vs. Inhouse?" ... algo así como el nuevo "to be or not to be".

Esta es una nueva pregunta ante la que se encuentran las organizaciones a la hora de elegir un sistema de gestión de su información, ya sean este un CRM, un ERP o un Sistema de Gestión de Proyectos.

Desde CRMBuyer, Elisabeth Millard, propone un Checklist para responder a esta pregunta en la elección de un CRM que también es perfectamente válida para otro tipo de sistemas:

1.- ¿Cuáles son tus objetivos?
La elección de un servicio de software online favorece la consecución de un Retorno de la Inversión en plazos más breves frente a estrategias de transformación en el medio-largo plazo que pueden tener sentido ser implementadas a través de la compra de licencias tradicional.

2.- ¿Cuáles son tus plazos?
Una clara ventaja que han demostrado los servicios de software online son la rapidez de su implementación, que a menudo es un plazo de unos pocos días. En cambio, la adopción incremental de software en un tiempo prolongado puede tener sus ventajas en un modelo Inhouse.

3.- ¿Cuál es tu necesidad de personalización?
Este es un punto que tradicionalmente se ha mostrado como decisivo en muchos casos aludiendo a la imposibilidad de personalización de servicios de software online. No obstante, el desarrollo de tecnologías como XML, o los WebServices está dando la vuelta a éste argumento, haciendo posible personalizaciones a costes realmente bajos.

4.- ¿De qué dimensionamiento de IT dispones?
La implantación de sistemas de gestión de cierta complejidad requiere disponer de equipos de IT robustos que mantengan adecuadamente la aplicación, pero también la seguridad, la administración y la conectividad. Ante departamentos de IT que ya consumen importantes presupuestos o que están sobrecargados es más atractiva la solución de contratar servicios de software online.

5.- ¿Cuáles son tus necesidades de seguridad?
Los servicios de software online proporcionan una serie de sistemas de seguridad que en la mayoría de los casos son mucho más robustos que los disponibles en los centros de datos de la mayoría de las empresas. No obstante, para configuraciones de seguridad muy personalizadas, en algunos casos puede ser conveniente disponer de los equipos Inhouse.

6.- ¿Dónde están tus empleados?
La ubicación física de los miembros de la organización es clave en la decisión del modelo de sistema a implantar. Ante equipos distribuidos a lo largo del globo o ante equipos con alta movilidad, los servicios de software online ofrecen la facilidad de acceso global más compleja de obtener con sistemas Inhouse.

7.- ¿Cuántas piezas tiene tu sistema?
La complejidad de los sistemas es también algo a tener en cuenta en ésta decisión. Millard sugiere que ante sistemas complejos interrelacionados con diferentes entornos y departamentos de la organización, una solución Inhouse puede presentar ciertas ventajas. Del mismo modo que en el punto 3, apuntar que se detectan tendencias en el mercado del software online hacia sistemas más abiertos mediante tecnologías basadas en XML.

8.- ¿Has examinado los costes adicionales?
En cualquier caso, esta es una advertencia a tener siempre en cuenta. A la hora de evaluar los costes de la implantación de un sistema Online o Inhouse hay que analizar los costes adicionales a la mera adquisición del software como son la formación, sistemas, conectividad, mantenimientos o ampliaciones.

X.- ¿Es posible no tener que tomar una u otra decisión?
Cada vez más es posible no tener que tomar una decisión entre Online o Inhouse y disfrutar de las ventajas ofrecidas por ambos sistemas. En ésta línea fue pionero Corio con la presentación de las soluciones mixtas Onsite o Transition y en el mercado español tenemos a B-kin con su oferta de software Inplace.